Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Через полгода после начала трудовой деятельности у конкретного работодателя (а иногда и раньше — по соглашению сторон или на основании ч. 3 ст. 122 ТК РФ) сотрудник получает право на свой первый ежегодный отпуск. Согласно ст. 115 кодекса, длительность оплачиваемого отпуска не может быть меньше 28 дней.

Предоставленный авансом отпуск при увольнении до отработки 12 месяцев дает работодателю право на удержание за отпуск при увольнении. Ведь отпускные рассчитываются за весь период, т. е. за 28 дней, которые положены сотруднику раз в год, но год в таком случае так и не был отработан, хотя отпуск уже использован.

В каких случаях появляются

В трудовом законодательстве существует понятие «отпуск авансом». Один из простых примеров — получение полноценного времени на отдых спустя полгода работы.

Если следовать букве закона, первый отпуск спустя 6 месяцев труда должен составлять лишь 14 дней. Получая 28 суток на решение личных проблем, поездку на дачу или курорт, работник пользуется четырнадцатью авансовыми днями.

В трудовом коллективе ведется график отпусков для удобства руководителей, бухгалтеров и самих работников. Если сотрудника отправляют отдыхать в начале года, создается прецедент, когда год еще не отработан, а отпуск уже отгулян.

Отрабатывая год не полностью, но получив отпуск авансом, гражданин должен иметь в виду, что в бухгалтерии имеют право удержать с него часть денежных средств.

Что если работник отгулял авансом и решил расторгнуть трудовой договор?

Распространенная ситуация: если работник отгулял отпуск авансом и увольняется по собственному желанию.

Важно! Практически всегда отпуска предоставляются сотрудникам за неотработанный год, ведь само право на отдых наступает спустя полгода после начала работы в организации.

Начиная со 2 года работы сотрудника отпускают отдыхать по графику, то есть, в любое время, и нередко в такой отпуск работники уходят за будущий рабочий год.

Эта ситуация и называется отпуском «авансом».

Рассмотрим следующий пример. Коршанский Н.А. по графику использовал отпуск на 28 дней за рабочий год с 03.04.2019 г. – 02.04.2020 г. В отпуск он уходил в июне 2019 г., а в июле, выйдя на работу, он подал заявление на увольнение.

Таким образом, можно выделить следующие признаки авансового отпуска:

• сотрудник уходит в отпуск после того, как начинается новый рабочий год для него;
• рабочий год еще не окончен.

Оформление удержания из оклада

Работодатель решает не требовать от работника выплатить всю сумму, но собирается произвести удержание. Проблем не возникает, если сумма долга не превышает установленного законом ограничения (20% от заработной платы).

До того, как с увольняемым сотрудником будет произведен расчет, а он сам покинет организацию, необходимо выполнить следующие действия.

1. Рассчитать сумму долга.

Бухгалтерия организации производит этот расчет. О том, как правильно это сделать, было рассказано выше.

1. Издать акт об удержании части заработной платы.

Большинство значимых действий в рамках организации оформляются Приказом, издаваемым руководителем.

В отличие от Приказа об увольнении работника, данный акт не имеет унифицированной формы и составляется произвольно. Руководитель организации должен отразить в нем следующие сведения:

• дату и место составления акта;
• сведения о работнике (ФИО, должность);
• причину удержания (в связи с увольнением до окончания рабочего года, во время которого сотрудник уходил в ежегодный отпуск);
• количество неотработанных дней и удерживаемую сумму;
• срок удержания;
• ФИО и должность ответственного лица (работник бухгалтерии).

1. Произвести удержание.

Удержание производится с той части оклада, которая оплачивается в последний рабочий день (или день увольнения, если сотрудник подает заявление будучи в отпуске или на больничном). Из суммы, кроме вычета 13% налога и иных выплат, вычитается долг, но лишь в том случае, если он не превышает 20% от полного оклада. Если превышает, то допустимо удерживать только указанную часть суммы.

1. Заполнить отчеты для налоговой и корректировка страховых взносов.

Отпускные, выплаченные увольняемому сотруднику, облагались НДФЛ. Так как удержание суммы производится не из-за ошибки, а из-за того, что работник решил уйти, или его увольняют за виновные действия, никакие корректировки делать не нужно.

Однако факт удержания необходимо отразить в 2НДФЛ и регистре налогового учета в месяце увольнения сотрудника.

Кроме того, работодатель должен в течение 10 дней с момента удержания суммы сообщить увольняемому работнику о том, что с той отпускной суммы, которая с него взыскивается, был удержан налог в большем размере. В соответствии с ч. 1 ст. 231 НК РФ сотрудник должен подать заявление в налоговую об излишнем удержании суммы.

Возвращенную часть налога можно использовать в качестве уменьшения суммы долга.

А вот страховые отчеты необходимо скорректировать. Это касается только взносов в ПФР.

1. Оформить увольнение.

Расторжение трудовых отношений производится в обычном порядке, указанном в ст. 84.1 ТК РФ:

• регистрируется заявление сотрудника (или акт, подтверждающий вину работника, на основании которой его увольняют);
• оформляется Приказ и кадровые документы;
• производится расчет.

Добровольное возвращение суммы сотрудником

Часто работники согласны возместить сумму, особенно если она небольшая (или, напротив, больше законных 20%), добровольно, без взыскания. Эта процедура производится также в несколько шагов.

1. Составить заявление.

Документ оформляется в произвольной форме и должен отражать:

• в шапке документа – кому подается заявление (ФИО и должность руководителя организации);
• основная часть – добровольное согласие выплатить сумму за неотработанный отпуск (необходимо указать точную денежную сумму);
• дата подачи заявления и подпись работника с расшифровкой.

1. Издать Приказ о возвращении денежной суммы.

Как правило, данный акт не издается, так как добровольное возвращение суммы – это волеизъявление самого сотрудника, а не распоряжение начальства. Однако для бухгалтерского учета составить Приказ можно, распорядившись, чтобы главный бухгалтер принял от сотрудника указанную в его заявлении сумму.

Прощение долга работодателем

Чтобы не нагружать себя и бухгалтерию лишней работой, руководство организации может простить долг сотруднику, в особенности если речь идет о небольшой сумме. К тому же налоговые органы, в соответствии со ст. 252 НК РФ, считают неотработанный отпуск необоснованными расходами.

Справка. Организация может уменьшить налоговую базу на сумму долга сотрудника, который ему простили. Корректировать отчетность при этом не требуется.

Взыскание полной суммы долга в судебном порядке

Сумма оказалась превышающей 20% оклада, и сам работник не желает ее возвращать. Работодатель решает подать иск в суд в надежде, что с уже бывшего сотрудника позволят взыскать весь долг.

Увы, в этом вопросе судебная практика не становится на сторону организаций, хотя до 2013 года встречались прецеденты, когда суды позволяли взыскать с уже уволившегося работника полную сумму.

В соответствии с Определением Верховного Суда РФ от 25.10.2013 г. № 69-КГ 13-6 задолженность за неотработанный отпуск не подлежит взысканию в судебном порядке, т.к. трудовое законодательство не содержит прямого указания на такую возможность. Данное Определение было включено в Обзор судебной практики, и в настоящий момент активно применяется судами.

Таким образом, работодатель может взыскать только сумму, не превышающую 20% от оклада, договориться с работником о добровольной выплате или вовсе простить ему этот долг.

Все комментарии (13)

Можно добавить, что если был перенос данных, и в программе нет документа с начисленным отпуском, который должен сторнироваться — то сумма начисленного сторно отпуска будет = 0. Программе обязательно нужен документ отпуск, который она будет сторнировать.

Добрый день!
Платформа 8.3.13.1513, конфигурация 3.1.10.78.
В настройках состава начисления и удержаний для удержаний при увольнении за использованный авансом отпуск выбран пункт «Удержание и не уменьшает налоги и взносы».
Отчет по остатку отпусков показывает: -4,33 основного и 3,33 дополнительно.
При создании документа Увольнение на вкладке «Компенсации» заполняется удержание по основному и компенсация по дополнительному.
На вкладке «начисления и удержания» заполняются начисления с компенсацией дополнительного отпуска, но не заполняются удержания за основной.

Для других, кто будет читать:
1. Нужно проверить, что в справочнике Удержания есть запись с назначением удержания «Удержание за неотработанные дни отпуска».
2. У данного вида удержания выбран расчет «Результат рассчитывается» и в формула имеет вид: СреднийЗаработокОбщий * КоличествоДнейКомпенсации.

Здравствуйте!
Спасибо большое, очень полезное замечание.

Подскажите, а во втором случае на 91 счете жестко задана аналитика «Прочие доходы расходы»?

В 2018году работник отгулял отпуск, аж 56дней, и задолжал вперед на 2года. В 2020году он увольняется. Программа в соответствии с настройками сторнирует отпускные, НДФЛ. К выплате Ндфл встал без учета сторно-так и оплатили.
В справку 2НДФЛ за 2020год встает сумма дохода без сторно. В регистре по НДФЛ сумма дохода без сторно и НДФЛ без сторно.
Как отразить в 6ндфл эту сумму??
По правильному, я понимаю, что должна сделать перерасчет и подать корректировки за все периоды с 2018г 2ндфл и 6ндфл,НО возможности нет раскопать то, что наворотили в программе. Как мне сейчас за полугодие отразить в 6НДФЛ?
ВНЕСТИ как по справке 2НДФЛ И по регистру НДФЛ? ЕСЛИ НЕТ, ТО КАК ИНАЧЕ. 😳

Когда удержание из зарплаты запрещено

В соответствии со ст. 137 ТК РФ при увольнении из зарплаты сотрудника можно удержать излишне выплаченные отпускные, при этом работодателю не нужно ни его письменное, ни устное согласие. Если это неотработанные дни отпуска, у работодателя есть право произвести удержание.

В то же время в законодательстве прописано несколько оснований, когда удержание невозможно, даже если сотрудник не отработал дни отпуска:

1. Если работник отказывается от перевода на другую работу, необходимую ему в соответствии с медицинским заключением (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). При расторжении трудового договора по этому основанию работодатель не имеет права удерживать неотработанные дни отпуска.
2. В случае ликвидации организации (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
3. В ситуации сокращения численности штата (п. 2 ч. 1 ст.81 ТК РФ).
4. При смене собственника имущества организации — только в отношении руководителя организации, его заместителей и главбуха (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
5. В случае призыва работника на военную службу (п. 1 ст. 83 ТК РФ).
6. При восстановлении на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ст. 83 ТК РФ).

Чрезвычайные обстоятельства возникают при следующих основаниях:

• если работник признан полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением (п. 5 ст. 83 ТК РФ);
• в случае смерти работника либо работодателя — физического лица, а также в случае признания судом работника либо работодателя — физического лица умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ст. 83 ТК РФ);
• при наступлении чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (п. 7 ст. 83 ТК РФ).

Методика расчета авансовых отпускных

Если работодатель не склонен проявлять щедрость и прощать работнику неотработанные суммы, бухгалтерии придется потрудиться. Алгоритм их расчета включает следующие этапы:

• определение числа неотработанных дней отпуска;
• уточнение сведений о среднем дневном заработке;
• расчет суммы авансовых отпускных.

Определяем количество дней неотработанного отпуска. Для расчета применим формулу:

КД_но и КД_ио — количество дней отпуска, неотработанных и использованных соответственно;

КД_о — продолжительность очередного отпуска;

КМ — количество месяцев работы на данном предприятии.

Например, за время работы сотрудник фирмы часть отпусков использовал не в полном объеме, а в рабочем году перед увольнением его отдых прошел в полном соответствии с графиком отпусков. В результате на момент увольнения у него образовались «двусторонние» отпускные: не отгулянные за прошлый период (15 дней) и авансовые за недоработанный текущий год (10 дней). При таком раскладе работодатель вместо удержания за неотработанные дни отпуска обязан выдать работнику компенсацию за неиспользованные дни.

Если бы работник не имел в предыдущих периодах не полностью использованных отпусков, то по результатам этого расчетного этапа число неотработанных отпускных дней составило бы 10, и для расчета авансовых отпускных бухгалтеру пришлось бы перейти к следующему шагу расчетного алгоритма.

Уточняем сведения о заработке и рассчитываем неотработанные отпускные.

Этот этап связан не только с вычислениями, но и с уточнением имеющейся информации. Бухгалтеру придется поднять сведения о среднедневном заработке, исходя из которого работнику оплатили отпускные дни. Расчет этого показателя уже был произведен ранее (перед уходом работника в отпуск).

Сумма отпускных за неотработанный период отпуска (∑О_нд) рассчитывается исходя из количества дней неотработанного отпуска (КД_но) и среднедневного заработка (СЗ) по формуле:

Дополнительные корректировки понадобятся в том случае, если в период отдыха работника всем сотрудникам фирмы повысили зарплаты. Особое значение имеет дата этого мероприятия — от нее отсчитывается период отпуска, оплату за который придется корректировать на повышающий коэффициент.

Последовательность действий в этой ситуации следующая: от даты окончания отпуска отсчитываются неотработанные дни, и определяется, сколько дней попадает на временной отрезок после повышения зарплаты (а сколько до этого события). Среднедневной заработок для этих периодов будет разным из-за применения корректирующего коэффициента.

Сумма неотработанных отпускных будет рассчитываться по усложненной формуле:

КД и КД₁ — неотработанные дни отпуска до и после повышения зарплаты;

СЗ и СЗ₁ — средний дневной заработок, рассчитанный для оплаты отпускных и увеличенный на коэффициент соответственно.

Что делать, если работник решил уволиться по собственному желанию во время очередного отпуска? Как произвести расчет при увольнении? Можно ли удержать выплаченные отпускные? Ответы на эти и другие вопросы подробно рассматривают эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите Готовое решение.

Расчет суммы

Для того чтобы определить точную сумму отпускных достаточно знать средний заработок сотрудника. Эта же информация пригодится и в случае, когда нужно рассчитать отпускные, которые подлежат возврату.

Когда все необходимые данные будут известны, приступаем к расчету точной суммы. Сделать это довольно просто: средний дневной заработок умножаем на количество переплаченных дней. Дополнительные расчеты понадобятся только в случае, если во время отпуска всем работникам фирмы повысили или, наоборот, понизили заработную плату. В этом случае нужно обратить внимание на дату вступления в силу соответствующего приказа – именно с этого момента будет отсчитываться период официального отпуска. Учтите, что оплачивается он уже с учетом повышенного коэффициента.

Пример

Чтобы стало понятнее, разберем на примере, какую сумму можно удержать из зарплаты сотрудника за неотработанные дни отпуска. Итак, представим следующую ситуацию: менеджер по работе с клиентами устроился на работу в январе текущего года. В июле по договоренности с начальством он отгулял внеплановый отпуск, который составил, как и полагается, 28 дней.

Теперь определим, сколько месяцев он не доработал до конца года. Этот период составляет около 5 месяцев. Затем установим количество дней, за которые будет удержана итоговая сумма. Для этого количество дней отпуска, распределенных в течение календарного года, умножаем на число недоработанных месяцев: 2,33 х 5 = 11,65 дней.

Наконец, остается самый простой шаг: берем средний дневной заработок менеджера и умножаем на 11 дней. Показатель дохода, как и говорилось ранее, должен был использоваться ранее – еще на стадии ухода сотрудника в отпуск. На этом все: полученное число и есть конечная сумма удержания.

Окончил Российский государственный университет правосудия (РГУП). Аспирант Московского института государственного управления и права (МГИУП). С начала 2007 года судебная практика, специализация Трудовое право и трудовые споры.