Шпаргалка делопроизводителя Положение об отделе

• ГЛАВНАЯ
• ВОПРОС/ОТВЕТ
• СЛОВАРИК
• ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ
• НОРМАТИВКА
• ТЕСТ
• КАРТА САЙТА
• О СЕБЕ

Положение об отделе

Положение об отделе по своему месту в системе документации напоминает должностную инструкцию. Эти два документа относятся к локальным нормативным актам организации. Они не являются обязательными с точки зрения трудового законодательства, однако их необходимость очевидна.

Почему? Они распределяют обязанности и ответственность между сотрудниками и отделами. Главное их отличие — должностная инструкция составляется для сотрудника, а положение — для структурного подразделения.

Итак, положение о структурном подразделении нужно самой организации — руководителю, начальнику отдела, сотрудникам. На практике оно помогает разрешать спорные ситуации. Например, когда два отдела не могут выяснить кто будет отвечать на письмо, подготавливать информацию, организовывать совещание. Поэтому в положении каждый пункт, имеющий отношение к работе отдела, должен быть прописан.

Из чего состоит положение об отделе?

Структура положения состоит из разделов, которые являются типовыми. Однако, структура не закреплена в нормативных актах, поэтому организация вправе сама разработать типовую форму положения о структурном подразделении. Мы же будем опираться на общепринятую структуру положения в кадровом делопроизводстве.

Структура положения об отделе:

Общие положения.
В этом разделе мы указываем наименование структурного подразделения, кому подчиняется в структуре предприятия, какими документами руководствуется в своей деятельности, наименование должности руководителя структурного подразделения и какие требования предъявляются к кандидату на эту должность.

Задачи.
Для заполнения этого раздела отвечаем на вопрос: для решения каких задач создано структурное подразделение? Задач должно быть немного — от одной до трех.

Функции.
В этом разделе прописываем более конкретно виды деятельности структурного подразделения. Они в совокупности решают основные задачи.

Обязанности.
Еще более конкретное понятие. В этом пункте перечисляем все виды работ, которые осуществляют сотрудники структурного подразделения.

Права.
В этом пункте четко обозначаем на что имеют право структурное подразделение и его сотрудники.

Ответственность.
В этом разделе перечисляем виды ответственности, которую могут понести сотрудники структурного подразделения за неисполнение обязанностей.

Взаимодействие.
Здесь прописываем с какими подразделениями взаимодействует отдел и по каким вопросам.

Для качественной разработки положения об отделе изучите самые важные документы организации: учредительные документы, положение об организации, штатное расписание, должностные инструкции сотрудников отдела, а также типовые образцы положений. Такая подготовка поможет не упустить важные детали и пункты.

Затем согласуйте текст положения с руководителем структурного подразделения, юридическим отделом, начальником отдела кадров и заместителем руководителя, курирующим отдел.

Затем утвердите положение у руководителя организации и ознакомьте заинтересованных сотрудников.

Для оформления положения смотрите образец положения об отделе>>

Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель относится к техническим работникам. Если компания крупная, то и документооборот будет достаточно большим. Без грамотного делопроизводителя, который будет организовывать, и регламентировать оборот документов, не обойтись.
Такому сотруднику нужна чёткая должностная инструкция, в которой будут прописаны все его обязанности на этом участке работы.

В его должностные обязанности входит:

• приёмка и регистрация корреспонденции;
• сортировка этой корреспонденции и распределение её по структурным подразделениям;
• приёмка документов на исполнение в соответствии с резолюцией руководителя;
• оформление регистрационных карточек или формирование банка данных;
• ведение картотеки прохождения документов;
• осуществление контроля над исполнением документов; выдача необходимых справок по зарегистрированным документам;
• направление исполненной документации по адресам;
• ведение учёта получаемой и отправляемой документации;
• систематизация и хранение текущего архива;
• ведение работы по созданию справочного аппарата по документам;
• разработка и принятие мер по быстрому и удобному поиску необходимых документов;
• подготовка и сдача в архив документов, которые прошли все стадии делопроизводства;
• составление описей дел, которые передаются в архив;
• приёмка документов на подпись для заведующего канцелярией или начальника отдела документационного обеспечения;
• обеспечение сохранности служебной документации;
• выполнение отдельных поручений своего непосредственного руководителя.

Должностные обязанности делопроизводителя могут быть шире или уже. Это зависит от специфики деятельности предприятия, от численности работающих сотрудников, от величины предприятия, от его структуры и от штата канцелярии.

Чем подробнее составлена инструкция, тем меньше у работника и работодателя будет разногласий по поводу выполняемой работы и обязанностей работника.

Структура инструкции

Унифицированной формы должностной инструкции не существует. На нашем сайте представлен образец типовой инструкции делопроизводителя, которым можно воспользоваться для собственных нужд.

В структуре ДИ выделяют следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Обязанности работника.
3. Права работника.
4. Ответственность работника.

Эти разделы могут быть дополнены другими в случае необходимости. Рассмотрим каждый раздел подробнее.

Что такое делопроизводство? Ведение делопроизводства и документооборота

И руководству, и остальным работникам нужно знать, что такое делопроизводство. Каковы его особенности и какие документы считаются важными в деятельности организации? Что такое делопроизводство? Любая компания, какой бы форма собственности у нее ни была, работает на основе различных бумаг.

Ими являются приказы, письма, протоколы. Их относят к организационно-распорядительным документам.

Делопроизводством называют работу по созданию бумаг, что выполняется по общепринятым нормам.

Обычно на предприятиях для этого есть специальные сотрудники, работающие в этой области. В маленьких организациях обязанности секретаря могут быть у любого сотрудника. Если расшифровать суть понятия (что такое делопроизводство), то будет ясно происхождение термина.

Шпаргалка делопроизводителя

9 Федерального закона от 08.08.2001 N 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» ОбязателенПроизвольная, должны быть соблюдены требования по оформлению (документ должен быть пронумерован, прошит, опечатан) Журнал регистрации учета прохождения инструктажа по охране труда Статьи 212,217 ТК РФ ОбязателенСогласно формам, рекомендуемым в Приложениях 4 и 6 к ГОСТ 12.0.004–90, должны быть соблюдены требования по оформлению (документ должен быть пронумерован, прошит, опечатан) Журнал регистрации ознакомления работников с внутренними локальными актами Статья 68 ТК РФНеобязателен в том случае, если факт ознакомления можно подтвердить другим документом Согласно установленным образцам должны быть соблюдены требования по оформлению (документ должен быть пронумерован, прошит, опечатан)

Вакансии делопроизводителя в Москве

Активировать демодоступ. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Ввести код доступа О журнале.

А еще Свежие статьи. Подарок директору. В статье расскажем, что подарить директору на день рождения, юбилей или праздник. Объясним, какие подарки и почему следует сразу исключить в качестве варианта. Журнал регистрации листков нетрудоспособности. Расскажем, зачем регистрировать больничные листки и как правильно оформить журнал их учета. Система кайдзен: как использовать в работе секретаря.

Расскажем о японской системе непрерывного совершенствования и о том, как философия кайдзен поможет в работе секретаря. Как украсить офис к Новому году. Предлагаем несколько интересных идей, как красиво украсить офис к Новому году своими руками. Создадите праздничную атмосферу и для себя, и для коллег. На вебинаре вы узнаете, как представить себя и свою компанию на английском языке за минуту. Номенклатура дел организации.

В статье расскажем, зачем и как разработать номенклатуру дел в организации. Расскажем о статьях номенклатуры, объясним, как заполнить самые сложные статьи. Курсы: как помощник руководителя может повысить свою квалификацию. Расскажем, для чего помощнику руководителя постоянно актуализировать свои знания и повышать профессиональный уровень.

Объясним, как это можно сделать. Свежие новости. Заявление об увольнении можно отзывать по электронной почте ПФР изменил правила сдачи электронных отчетов Законопроект об электронных трудовых приняли в заключительном чтении Сотрудникам разрешили ходить в отпуск за свой счет сколько угодно раз Санкции за неправильное хранение персданных ужесточат Вопросы и ответы. Когда нужно отвечать на письмо-запрос? Регистрация документов в разных подразделениях Вопрос — ответ.

Работа с документами. Деловой этикет. Читать электронную версию Попробовать или сразу подписаться. Совет от редактора. Встречаем новый год. Как устроить праздник. Приближается Новый год. Расскажем, как организовать небольшой корпоративный вечер. Рассмотрим основные статьи расходов при разных условиях: и в случае, когда праздник малобюджетный, и в ситуации, когда есть возможность выбирать исходя из общих пожеланий руководства и сотрудников.

Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов. Делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция. Расскажем, как грамотно организовать работу с документами компании, а также их учет и хранение.

Дадим пошаговую инструкцию организации делопроизводства в компании. Пресс-релиз: как составить документ. В статье расскажем, зачем секретарю или делопроизводителю может понадобится составить пресс-релиз. Объясним, как составить документ и поделимся образцами. В платном доступе. Насколько важно вести количественный учет листов получаемых документов? Популярное по теме. Письмо-обращение: образец Книги по делопроизводству кадров: топ-7 Журнал учета выданных доверенностей. Расскажем, для чего регистрировать выдаваемые в компании доверенности в специальном журнале.

Поделимся готовой формой документа. Протокол общего собрания учредителей ООО: образец. Расскажем, в каких случай проводят общее собрание учредителей ООО. Объясним, как правильно оформить документ, чтобы собрание признали состоявшимся.

Электронный документооборот: пошаговый алгоритм внедрения СЭД. Расскажем, как за 10 шагов внедрить систему электронного документооборота в компании своими силами. Пресс-релиз: как составить документ Общие правила составления и оформления документов Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками Архивное дело.

ГОСТ делопроизводство и архивное дело: термины и определения. Расскажем, какие государственные стандарты регламентируют делопроизводство и архивное хранение документов на предприятии. Объясним основные термины и определения, которые используют в делопроизводстве, чтобы избежать ошибок и недопонимания. Основные правила работы архивов организаций применяем на практике.

Знать главные принципы учета, обработки и передачи документов на архивное хранение нужно не только кадровикам, но и секретарям, которые ежедневно работают с документами компании. Даем основные понятия и правила, необходимые в работе с архивами. Архивная опись: образец и правила составления. Составление архивной описи дел производится по единым правилам.

Это позволяет систематизировать информацию и облегчить ее поиск. Как правильно составить опись дел, передаваемых структурным подразделением на хранение в архив, читайте в статье. Историческая справка для архива: как правильно составить Перечень типовых управленческих архивных документов Закон об архивах: основной регламент в делопроизводстве Поздравление с Новым годом партнерам: уходим от официоза.

В статье расскажем, как составить нешаблонное и нескучное поздравление с Новым годом партнерам компании. Подскажем, как красиво оформить послание, поделимся образцами текстов. Личный стиль секретаря и его адаптация к дресс-коду Образцы поздравления с Новым годом клиентов Принципы делового этикета Секретарь руководителя. Следуйте списку обязательных дел для секретаря в конце года и встречайте Новый год во всеоружии без проблем, долгов и волнений!

Воры времени и как с ними бороться Эмоциональный интеллект: зачем и как развивать секретарю Тайм-менеджмент: как успевать все и даже больше Новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту С 1 июля года организационно-распорядительные документы оформляют по новым правилам. Расскажем, что изменилось, после вступления в силу нового ГОСТ по делопроизводству. Отзыв доверенности. Прошел год, как в законодательстве уточнен порядок отзыва доверенности.

Несмотря на то, что появилась практика, вопросы остались. Рассмотрим нюансы в статье. Как организовать хранение доверенностей

Образец журнала учета проверок юридического лица

Если вам нужно внести данные в журнал учета проверок юридического лица, а вы никогда раньше этого не делали, посмотрите образец заполнения документа и прочитайте разъяснений к нему – с их помощью вы наверняка без труда сделаете то, что от вас требуется.

1. Первым делом заполните титульный лист: впишите сюда дату начала ведения журнала (она может совпадать с датой первой проверки, которая будет отражена в бланке), затем укажите наименование организации – с расшифровкой организационно-правового статуса, ее адрес, номер свидетельства о государственной регистрации.
2. После этого обязательно отметьте сотрудника, на которого возложена ответственность за ведение журнала, а также данные о руководителе фирмы: его должность, ФИО, потом он же в этой части документа должен поставить свою подпись.